Das trinom Verleihsystem ermöglicht zusätzlich zum Verkauf auch den Verleih von Artikel, die auf Lager liegen, tagesweise auszuleihen. Die Anwendung ist vor allem für Marketingartikel oder auch Werkzeuge, die innerhalb des eigenen Unternehmens einem oder mehreren Logistiker zur Verfügung gestellt werden.

Das Wichtigste beim Verleihen von Artikeln ist natürlich darauf zu achten, dass nur jene Artikel ausgeliehen werden können, die auch zum gewünschten Zeitpunkt auf Lager liegen und tatsächlich verfügbar sind. Damit dies reibungslos funktioniert, müssen alle Beteiligten die erforderlichen Informationen besitzen. An den Workflow beteiligt sind:

  • Die Bedarfsträger: jene Gruppe, die das Material für einen bestimmten Zeitpunkt benötigen.
  • Die Verleihstelle, die das Material zur Verfügung stellen.
  • Ein Logistikunternehmen, von dem das Material abgeholt werden kann, bzw. dafür sorgt, dass das angeforderte Material zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort landet und auch wieder abgeholt wird.

Der Bedarfsträger

Die Bedarfsträger führen eine einfache Bestellung durch und können mithilfe der Kalenderansicht sofort sehen, wann das erforderliche Material zur Verfügung steht. Eine Bestellung lässt sich nur für jenen Zeitraum durchführen, an dem das Material auch wirklich verfügbar ist. Das System lässt eine falsche Bestellung nicht zu. Zusätzlich kann der Besteller angeben, wo und wann er das Material genau benötigt und wie er erreichbar ist, sollte es am Tag der Zustellung ein Problem geben.

Speziell dann, wenn zum Beispiel Marketingmaterial wie Präsentationsständer, Tafeln o. ä. in ein Hotel am Tag der Präsentation geliefert werden müssen, ist dies wirklich wesentlich. Hier nützt es nichts, wenn der Botendienst „morgen“ nochmals kommt. Ebenso kann der Besteller festlegen, wo und wann das Material wieder abzuholen ist.

Die Verleihstelle

Die Verleihstelle benötigt einen exakten Überblick, der nur mithilfe des trinomRent Systems möglich ist. Sie muss wissen:

  • Welche Materialen liegen insgesamt auf Lager?
  • Welche Materialen sind „heute“ bei wem?
  • Wie viele Stück von einem ganz bestimmten Artikel sind zu einem definierten Zeitpunkt verfügbar?
  • Wie oft wurde ein bestimmter Artikel im Laufe eines Jahres ausgeliehen bzw. welche Artikel sind „Ladenhüter“ und von welchen Artikeln wird „mehr“ benötigt.
  • Wem wird welche Leihgebühr am Monatsende in Rechnung gestellt?

Zusätzlich benötigt die Verleihstelle natürlich auch die Liste aller Bestellungen, damit diese im Falle des Falles eingreifen kann, falls mal etwas schiefgeht.

Der Logistiker

Der Logistiker spielt natürlich die Schlüsselrolle bei der Zustellung und Abholung der bestellten Artikel. Er benötigt ebenfalls spezielle Informationen aus dem System:

  • Welche Bestellungen werden morgen abgeholt, bzw. ausgeliefert? Manche Artikel müssen am Vortag bereits vorbereitet werden.
  • Welche Bestellungen werden heute abgeholt, bzw. ausgeliefert?
  • Welche Bestellungen müssen heute zurückgebracht, bzw. abgeholt werden?
  • Welche Artikel müssen sich zum Zeitpunkt einer Inventur auf dem Lager befinden?

Der Logistiker kontrolliert vor allem bei der Warenrücknahme, ob ein zurückgegebener Artikel in einem einwandfreien Zustand ist, oder ob er aus dem Verleihsystem rausgenommen oder ersetzt werden muss. Hier kommt es u. U. zu Lagerstandskorrekturen, die ebenfalls über das Verleihsystem abgewickelt werden.

Unsere Projekterfahrung

Wenn das System mehrere dutzende Bestellungen pro Tag oder Woche handhaben muss, ist dies durchaus anspruchsvoll. Ohne dem trinom Verleihsystem den Prozess manuell durchzuführen ist schwierig und fehleranfällig. Vor etwas mehr als 3 Jahren durften wir die Software erstmals bei einer österreichischen Großbank für den Verleih von Marketingmaterialien einführen. Die Aufgabe bestand darin, dass sich mehrere hundert Filialen aus dem Pool der Zentrale das Marketingmaterial für Präsentationen und Events entgeltlich ausleihen können. Nach mehreren Monaten Probebetrieb wurde das System in den Echtbetrieb übergeführt.