Innovative Managementsysteme sind schon heute darauf ausgelegt, sämtliche digitale Prozesse innerhalb eines Unternehmens sinnvoll zu verknüpfen. Ob Administration oder Produktion – aktuelle Normanforderungen aus den Bereichen Qualität, Risikomanagement, Kontrolle und Automation werden mit Software Tools von TRINOM verkürzt dargestellt. Sparen Sie Zeit und Geld durch die gekonnte Einbindung von Business Intelligence.

Was ist ein Managementsystem?

Managementsysteme ermöglichen es Unternehmen, professionell komplexe Führungsaufgaben zu bewältigen und bereichsübergreifend klare Rollen zu verteilen. Durch fixe Regeln und Abläufe werden unternehmensrelevante Themen wie Wissen, Innovation, Qualität, Kontrolle und Risikomanagement strukturiert gemanagt. Dinge passieren nicht zufällig, sondern gezielt. Die Einführung von Managementsystemen unterliegt betriebswirtschaftlichen, regulatorischen und wettbewerbsbedingten Ursachen.

Software von TRINOM unterstützt Unternehmen dabei, ihre Effizienz und Performance zu steigern oder sich nach einem Managementsystem zertifizieren zu lassen. Beide Maßnahmen sichern strategische Erfolgskonzepte. Etwas anders ist die Situation, sobald Betriebe nachweisen müssen, dass sie gesetzliche Vorschriften einhalten.

Die Macht der Erkenntnis – so sichern Sie sich essenzielle Vorteile

Integrative Managementsysteme nutzen Kennzahlen, Messungen und heterogene Quellen, logisch kombiniert in einem übersichtlichen Daten-Dashboard. Kunden sind eigenständig in der Lage, Informationen visuell zu modellieren und somit wesentlich schneller Defizite zu erkennen und entsprechende Handlungen zu setzen. Bekannte Managementsysteme wie ISO 37301, ISO 27001 und ISO 9001 sind Gegenstand einer ISO-Zertifizierung. Andere setzen neue Maßstäbe in Sachen Transparenz. Compliance- und Sicherheitsrisiken lassen sich unter Anwendung der TRINOM-Software einfach identifizieren und eliminieren. Damit verhindern Unternehmen unbewusste und in der Folge teure Verstöße und sind auf externe Kontrollen optimal vorbereitet.

An der Basis liefern standardisierte Managementsysteme eine ideale Bandbreite unterschiedlicher Leistungsparameter. Individualisierte Softwaremodule hingegen bieten die Chance, noch effizienter auf unternehmensspezifische Anforderungen einzugehen. TRINOM-Software sorgt für eine regelkonforme Beurteilung des Status quo unter vollständiger Berücksichtigung aktueller Gesetzesanforderungen. Es obliegt dem Kunden, wie die Praxis mit den vorhandenen Informationen gestaltet wird. Orientieren sich Unternehmen bei der Einführung eines Managementsystems eher an ihren eigenen Best-Practice-Lösungen, übernimmt die Software zunehmend mehr Kontrollaufgaben, um Unvollständigkeit und Fehler lückenlos anzuzeigen.

Die Philosophie verstehen – Managementsysteme und ihre Ziele

Hinter der Entwicklung steckt eine simple Idee: TRINOM schafft mit Basis-Software einen Mechanismus, der es erlaubt, wichtige Abläufe zuverlässig zu erledigen und im Sinne des Unternehmenserfolges kontinuierlich zu verbessern. Bei komplexen Bewältigungsaufgaben geht es darum, Ziele zu setzen und die nötigen Rahmenbedingungen zu beachten. Alle Maßnahmen und Handlungen sind aus den Zielen abzuleiten, Verantwortlichkeiten können mit Unterstützung der Software zuverlässig erledigt werden. In bestimmten Bereichen wie dem Qualitätsmanagement muss ein Betrieb permanent hohe Qualität liefern, von der Führungsspitze bis zum Auszubildenden gibt es eine Vielzahl von Maßnahmen, um diesem Ziel letztendlich gerecht zu werden. Aus diesem Grund setzt sich ein qualitatives Managementsystem intensiv mit den vier PDCA-Zyklen auseinander: plan, do, check, act.

Was ist ein Integriertes Managementsystem (IMS)?

Ein integriertes Managementsystem hilft Unternehmen und Führungskräften dabei, verschiedene Managementsysteme nach ISO-Normen oder das Wissensmanagement einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu unterziehen. In Zeiten mit zunehmend hohem Digitalisierungsgrad ist diese Investition nicht nur sinnvoll, sondern bringt auch wesentliche Wettbewerbsvorteile mit sich. Komplexe strategische Aufgaben sind mit integrierten Managementsystemen effizient und zuverlässig zu bewältigen. Da Betriebe in der Regel etliche Zielsetzungen gleichzeitig verfolgen, sind mehrere Softwareanwendungen im Einsatz. Zwischen all diesen Tools gibt es Überschneidungen. Damit Ergebnisse möglichst effizient evaluiert und interpretiert werden können, bedient sich in einem integrierten Managementsystem die Schnittstelle verschiedener Softwareprogramme und fasst Daten sinnvoll zusammen. Die ISO (International Organization for Standardization) unterstützt digitale Werkzeuge mit ihrer sogenannten „High Level Structure“. Damit folgen alle Managementsysteme einem grundsätzlich ähnlichen Aufbau, Entwicklung und Implementierung sind einfach durchzuführen.

Transparente Steuerung aller Unternehmensprozesse

Integrierte Managementsysteme helfen Unternehmen dabei, überflüssige Strukturen zu vermeiden und doppelt ausgeführte Prozesse zu eliminieren. Gleichzeitig wird die Administration noch zielorientierter und schafft für Beschäftigte eine höhere Transparenz. Betreibt man sämtliche verfügbare Managementsysteme getrennt voneinander, irritiert die Fülle an Vorgängen Mitarbeiter in unterschiedlichen Bereichen, da nicht mehr eindeutig klar ist, in welchen Prozess Verbesserungsvorschläge eingebunden werden sollen. Integrierte Managementsysteme orientieren sich an der einfachen Bewältigung komplexer Aufgabenstellungen und vermeiden überflüssige Verkomplizierungen. Es lohnt sich, Mitarbeiter frühzeitig auf die Einführung eines IMS vorzubereiten, um Unternehmensprozesse transparent und reibungslos zu steuern. So gewährt das System Einblicke aus unterschiedlichen Perspektiven und betrachtet die Organisation ganzheitlich, ohne Einzelteile.

Welche Aufgaben haben ISO-Normen für ein IMS?

Die Digitalisierung unterstützt Betriebe darin, mit wesentlich geringerem Aufwand ein IMS zu etablieren. TRINOM forciert Unternehmen mit eigenen Softwaremodulen nach ISO-Standard dabei, diese in einer Anwendung zu vereinen. Verantwortlich dafür ist die High Level Structure der Managementsystemnormen. Einheitliche Gliederungen und inhaltliche Terminologie sorgen für standardisierte Qualitätsnormen innerhalb der ISO. Für Kunden bleiben diese Strukturvorgaben im Hintergrund, sie beeinflussen die aktive Softwarenutzung nicht.

HLS sorgt für einheitliche Anforderungen

Großen Einfluss auf die Realisierung sowie den übergreifenden Aufbau des IMS hat die High Level Structure, kurz HLS. Gemeinsame Herausforderungen im Unternehmen wie beispielsweise interne Audits, Führung, Kontext der Organisation, Bewertung von Leistung und Management als auch kontinuierliche Verbesserungen können themenübergreifend in Angriff genommen werden. Aufbau und Führung des IMS basiert auf dem PDCA-Zyklus.

Ab welcher Betriebsgröße ist ein IMS empfehlenswert?

Sobald sich Teams in unterschiedlichen Unternehmensbereichen ähnlichen organisatorischen Aufgaben widmen, ist die Einführung eines Organisationshandbuches sinnvoll, zwingend erforderlich ist es nicht. Variable Prozessverantwortliche sollten zu jedem Zeitpunkt mit den praktischen Anforderungen, nicht aber die normativen Regularien fokussieren. Das IMS erledigt den umfassenden Blick auf Vollständigkeit und lokalisiert Fehler in der Grundstruktur. Im digitalen Netzwerk ist dies ohne erheblichen Mehraufwand möglich, analog eine Katastrophe. Die Umsetzung und Optimierung von Abläufen ist an den Unternehmenszielen auszurichten. Zur Nachweisführung übernehmen Normen eine wichtige Rolle, ebenso bei externen Audits.

Lohnt sich ein IMS für bestimmte Branchen besonders?

Compliance Software hilft den Überblick zu bewahren, sorgt für zuverlässige brandaktuelle Rechtsinformationen, regelt die Aufgabenverwaltung und gibt Handlungsanweisungen zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung.

Technische Berufe denken im hohen Maß in Prozessketten, die Einführung eines IMS ist daher ein logischer Schritt. Je kleiner das Unternehmen im direkten Vergleich zu seinen Anforderungen ausfällt, lohnt sich ein IMS in jedem Gewerk, bei Herstellern aller Arten sowie Dienstleistern. Digitalisierung 4.0 gilt als Innovationstreiber, von den Vorteilen eines IMS profitieren alle Branchen. Wer mit IT-Insellösungen hinterherhinkt, verpasst die Chance, dem Wettbewerb einen wichtigen Schritt voraus zu sein. Auf ein IMS zu verzichten, bedeutet: Systemisch einen höheren Aufwand zu akzeptieren.

Sektorspezifische Normen im Blick

  • Einführung von ISO 27001+, ISO 37301+, ISO 9001+
  • COBIT
  • Regelkonformität für Strahlenschutzverantwortliche
  • Regelkonformität für die Abfallwirtschaft
  • Regelkonformität für die IT-Security
  • Regelkonformität für die DSG-VO
  • Compliance & Gesetzestexte
  • E-Governance und Gesetzestexte
  • Bescheid Verwaltung
  • Besprechungsprotokolle
  • Wissens-Wiki Unternehmenshandbuch

Unter diesen Managementsystemnormen wählen Verantwortliche primär jene aus, die für das Unternehmen am wichtigsten sind. Begleitende Empfehlungsnormen geraten vor allem dann in den Fokus, wenn sich Methoden und Überprüfungsmechanismen entwickeln, die Datenbanken zur Erfüllung benötigen. Kommt es zu Anforderungen, deren Umsetzung im Wettbewerb wichtig werden, liefert das IMS zusätzliche Aspekte.

Was ist ein integriertes Kontrollsystem (IKS)?

Das wichtige Instrument zur Risikostreuung übernimmt in Unternehmen eine zentrale Rolle. Alle regulatorischen Risiken und dennoch unbewusst verursachten Verstöße wie Strafen, der Entzug von Bewilligungen, Schadenersatzforderungen oder Auftragssperren. Ein internes Kontrollsystem zeigt die Summe aller Unsicherheiten und Gefahren in den Unternehmensprozessen auf und identifiziert sie. Gleichzeitig ermöglicht es die Software für Verantwortliche, diese Risiken zu minimieren und entsprechende Kontrollmaßnahmen zu setzen. Das IKS stellt sicher, dass sämtliche regulatorischen und gesetzlichen Vorschriften überwacht und kontrolliert werden. Unmittelbarer Vorteil ist eine Zunahme in der Verlässlichkeitsbeurteilung unternehmensinterner Prozesse. Gleichzeitig bedeutet eine Reduzierung des Compliance-Risikos und Einhaltung der Governance eine verbesserte Kosten-Nutzen-Relation.

Unternehmerische Bedeutung gewinnt die IKS-Software in der Streuung von internen Risiken, wobei sich der Fokus auf die Corporate Governance stützt. Im Besonderen bei unvorhergesehenen Entwicklungen wie zum Beispiel plötzlich auftretenden Fraud-Fällen oder dem Eintritt eines existenzgefährdenden Risikos, stellt sich die Frage nach einem effektiven Überwachungssystem. Aktiengesellschaften haben die Pflicht zur Integration eines wirksam funktionierenden IKS und Risikomanagements. Um die Funktionsfähigkeit aller wichtigen Geschäftsprozesse zuverlässig abzubilden, ist ein integriertes Kontrollsystem die einzige Möglichkeit, Kernbereiche wie das Controlling mit den gesamten Unternehmenswerten zu überprüfen. Ein häufig etabliertes Kontrollmodell ist COBIT. Nach dem „Need to know“-Prinzip erhalten Mitarbeiter nur jene Informationen, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen. Die Trennung von Funktionen und Teilprozessen übernimmt einen wesentlichen Bestandteil im strukturellen Unternehmensaufbau. Von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung werden die Durchführungsabläufe nicht von einem Verantwortlichen abgewickelt, sondern auf unterschiedliche Verantwortungsträger verteilt. Im IKS wird kein essenzieller Vorgang ohne Gegenkontrolle etabliert.

Chancen und Vorteile aus Sicht des IKS

TRINOM-Software ermöglicht einheitliche und automatisierte Prozesse unter Berücksichtigung vorhandener Ressourcen. Zudem können alle relevanten Geschäftsprozesse nahtlos integriert werden. Übersichtliche als auch transparente IKS-Berichte erleichtern den Umgang mit Problemstellungen. Eine rollenbasierte Rechteverwaltung schützt bestimmte Koordinationen von Verantwortlichkeit und Risikoeinschätzung. Außerdem sorgen valide Daten für umfassende Transparenz in nachhaltigen Managemententscheidungen.

Unbeabsichtigte Redundanzen haben durch die einheitliche und zentrale Datenhaltung keine Chance. Mit aktivem Monitoring in den offenen Unternehmensschnittstellen gelingt es, Anwendungen im Bereich der Digitalisierung 4.0 sinnvoll zusammenzuführen. Unter dieser Bedingung der Informationssicherheit können kurze Entscheidungswege auf transparenter Datenbasis erfolgen, ohne beispielsweise auf ressourcenschonende Automatismen, IoT-Integration oder zielführende Digitalisierungsmaßnahmen verzichten zu müssen.

Was ist ein digital integriertes Managementsystem (IMS)?

Ein integriertes Managementsystem verbindet unterschiedliche Managementsysteme miteinander und homogenisiert verschiedene Konzepte zu einer einheitlichen Struktur. Das große Ganze wiederum ermöglicht den fokussierten Blick auf essenzielle Unternehmensprozesse. Für moderne Betriebe bildet dieses Bündeln von Ressourcen die Grundlage, um von positiven Synergieeffekten zu profitieren. Rechtssicherheit und Transparenz, umfangreiche Risikoanalysen sowie die Erstellung von Handlungsanweisungen lassen sich im IMS einheitlich abbilden. Daraus abgeleitete Zuständigkeiten, Kontrollfunktionen und Durchführungsaufgaben unterstreichen die notwendige straffe Unternehmensstruktur. Neben revisionssicheren Daten übernehmen gezielte Risikobewertungen eine wesentliche Relevanz in der TRINOM-Software. Regelmäßige Kontrollen gibt das IMS auch bei gemanagten Prozessen vor, womit die Funktionen der Innenrevision deutlich erweitert werden, ohne personelle Ressourcen dafür zu beanspruchen.

Neue Marktbedingungen? IMS hilft

Never change a running system? Der modulare Aufbau eines digital integrierten Managementsystems ermöglicht punktgenaue Reaktionen auf ändernde Bedingungen. Dynamisch und flexibel im gesamten Prozessmanagement oder alle Voraussetzungen für gelebtes Qualitätsmanagement samt den Forderungen der ISO 9001. Modellierte und gemanagte Prozesse sind in Unternehmen einfacher zu optimieren, beherrschen und zu reproduzieren, um den Erfolg auszubauen.

Wie TRINOM TASK Unternehmen unterstützt

Sämtliche Informationen, die über TRINOM Task gebündelt werden dienen der detaillierten Risikoerkennung und dem damit verbundenen Risikomanagement. Externe Audits haben die Möglichkeit, im System eine Kennzeichnung zu hinterlegen, welche Prozesse bereits überprüft wurden und wo Klärungsbedarf besteht. Das System sieht hier eine elektronische Beantwortung vor. Zudem stehen alle Daten für den PDF-Export zur Verfügung, ideal zur Vorlage in Verfahren mit Sachverständigen oder bei Gericht. TRINOM Task ist in der Lage, aus gesetzlichen Vorschriften Unternehmensaufgaben abzuleiten und präzise Handlungsanweisungen zu erstellen. Derzeit ist eine Sammlung österreichischer Gesetzestexte implementiert, demnächst folgen Rechtsgrundlagen aus Deutschland und der Schweiz.

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TRINOM konzentriert sich auf das Wesentliche und stellt regelmäßige Aufgaben innerhalb eines Unternehmens in die perfekte Abfolge von Planung und Umsetzung. Damit externe Dienstleister und alle Mitarbeiter stets den Überblick behalten, setzt TRINOM Task in digitalen Zeiten ein Zeichen der Sicherheit. Testen Sie uns – und zwar kostenlos. Nutzen Sie die TRINOM-Cloud und profitieren von der visuellen Darstellung notwendiger Veränderungen.

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Lesen Sie mehr Fachinformation und wichtige Details zu der Software von TRINOM. Dieses Thema folgt: „ISO Managementsysteme im Überblick“.

Autor: Dr. Markus Resch
Verantwortlich für den Inhalt: Erwin Kettner/trinom informationssysteme GmbH

TRINOM Informationssysteme unterstützt bei der Einführung von Management- und Compliancesystemen. Für weitere Informationen zu diesem Thema oder zur TRINOM Software für Compliance Managementsysteme wenden Sie sich bitte an Herrn Erwin Kettner, Geschäftsführer der Trinom Informationssysteme GmbH (e-Mail: info@trinom.com).