Welche Ziele verfolgen Managementsysteme und auf welcher gedanklichen Grundlage funktionieren sie? Hinter den verschiedenen Strategien steckt eine simple Idee: Einzelne Mechanismen erlauben es, wichtige Aufgaben für den Unternehmenserfolg zuverlässig zu erledigen und zusätzlich jede Chance zu nutzen, Prozess kontinuierlich zu verbessern. Zur Bewältigung von Komplexität erhalten Managementsysteme klare Zielsetzungen, die innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen auszuführen sind. Maßnahmen und Handlungen werden unterschiedlichen Managementdisziplinen zugeordnet und in einem System oder mehreren zusammengeführt. In einer Struktur, die es Unternehmen ermöglicht, Standards als auch Normen einheitlich und zeitgleich effizient umzusetzen, erreichen Betriebe maximale Leistungsniveaus, wobei Aktualität in Bereichen wie Governance und Compliance einen großen Stellenwert übernimmt. Basierend auf deren standardisierten Richtlinien bauen IMS (Integriertes Managementsystem) sowie Risikomanagement auf. Der einzigartige, aber ganzheitliche Blick auf verschiedene Managementsysteme und ihre Anforderungen erfordert eine IT-Infrastruktur, die Informationen, Dokumente und individuelle Daten bündelt. Prozessabläufe finden somit in optimierter Form zur Qualitäts- und Effizienzsteigerung statt.

Welche Managementsysteme sind relevant?

Besondere Bedeutung erhalten Managementsysteme, die auf eine risikoorientierte und nachhaltige Unternehmensführung ausgelegt sind:

Ziele und Fokus der obig genannten Managementsysteme haben einen hohen Diversifikationsgrad, die angewendeten Methoden allerdings sind ähnlich. Entscheiden sich Betriebe für mehrere Softwaretools, ist die Zusammenführung zu einem sogenannten integrierten System ratsam. Die Anwendung vorstehender internationaler Normen nach ISO und COBIT 2019 erlaubt erfolgreichen Unternehmen von Standards zu partizipieren, eine Orientierung ermöglicht es Wirksamkeit und Angemessenheit zu evaluieren.

Die Summe des Ganzen ist mehr als seine Teile

Fokussiert auf den PDCA-Zyklus (planen, umsetzen, überprüfen, handeln) zielen Managementsysteme darauf ab, relevante Aktivitäten eines Unternehmens bestmöglich zu verbessern. Mit der gleichen Logik aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtend sollen Zielvorgaben zufriedenstellend erreicht werden und Aufgaben mit allen Tätigkeiten reibungslos verlaufen. Wenngleich CMS, IMS, Risikomanagement, externe Audits, Qualitätsmanagement und interne Kontrollmechanismen völlig unterschiedlichen Normen, Parametern und Standards folgen, so begründen sich deren Ergebnisse immer auf eine perfekt funktionierende Basis in allen Unternehmensbereichen. Jedes Modul steuert essenzielle Strukturen samt entsprechendem Maßnahmenkatalog bei. Worauf sich die einzelnen Managementsysteme konzentrieren, erfahren Sie jetzt.

Compliance Managementsystem

Um Compliance-Risiken strukturiert abzubilden, ist der Aufbau eines CMS der geeignete Lösungsansatz. Jeder Betrieb ist mit verschiedenen Risiken und Herausforderungen konfrontiert. Korruption, Geldwäsche, steuerliche Aspekte und Datenschutz benötigen gezielte Handlungselemente. Daher muss ein CMS den individuellen Anforderungen des einzelnen Unternehmens angepasst sein. Beschließen Institutionen und Gesetzgeber weitere Regeln, sind auch diese zu berücksichtigen und abzubilden. Eine einheitliche Herangehensweise ist nötig, um trotz der großen Vielfalt diverser Neuerungen stets die Erfüllung aller Anforderungen gewährleisten zu können. Außerdem rücken Sorgfaltspflichten zunehmend in den Fokus des öffentlichen Interesses.

Compliance Software von TRINOM bietet einen strukturierten Rahmen zum regelkonformen Verhalten in allen Themenbereichen und hilft, Risiken über alle Verteilungslinien zu minimieren. Innerhalb der Programmarchitektur liefert die Softwarelösung eine übergeordnete Ablauf- und Aufbauorganisation und erreicht damit die Grundlage für eine methodisch effektive und prozessuale Umsetzung interner als auch externer Vorgaben und Regelungen. Nicht zuletzt gibt das Compliance Managementsystem auch Mindestanforderungen für Compliance-relevante Verfahren und Prozesse vor.

Die konkrete Gestaltung unterliegt spezifischen Anforderungen. Dabei kann die Basis international anerkannte CMS-Prüfungsstandards ISO 19600 und ISO 37301 abbilden und Best-Practice-Kenntnisse detailliert ergänzen. Starke Compliance-Kulturen liefern infolge ein effizientes CMS, wobei sich diese durch regelmäßige und klare Botschaften der Geschäftsleitung formt. Einfach verständlich und mit zugänglichem Verhaltenskodex untermauert, entsteht ein wirksames und transparentes Anreizsystem als weiterer Eckpfeiler zum Erreichen notwendiger Compliance-Ziele. Diese konkret festzulegen, liegt im Geltungsbereich des CMS. Gefolgt von Identifikationen wesentlicher Compliance-Risiken findet mit den richtigen Softwaretools enge Verzahnungen mit den Unternehmensstrategien und -zielen statt. Messbar, realisierbar und hinreichend definiert müssen Daten aussagekräftig analysiert werden können. In diesem Zusammenhang ist es von Wert, die Erwartungen von externen und internen Stakeholdern zu berücksichtigen.

Ziele des Compliance Managementsystems

Permanentes Monitoring gesetzesrelevanter Vorgaben und Regelungen bilden im Wesentlichen den Kernaspekt der Risikoerhebung. Auf deren Grundlage findet die Risikoanalyse statt, das heißt, TRINOM Software liefert ein gutes Verständnis für unternehmensspezifische Geschäftsfelder als auch entscheidende Prozesse entlang der Wertschöpfungskette. Hinzu kommt die interne Nutzung von Synergien, die durch den Einsatz des TRINOM Task Compliance Managementsystems zur Effizienzsteigerung führen. Unter besonderer Berücksichtigung aller Verteidigungslinien zeigt das CMS üblicherweise Mindestvorgaben inklusive klar strukturiertem Dokumentenmanagement. Dies erleichtert die operative Arbeit innerhalb der einzelnen Compliance-Themengebiete.

Integriertes Managementsystem

Ein IMS fasst unterschiedliche Disziplinen in einem Managementsystem zusammen und ermöglicht damit Unternehmen eine nachhaltige Umsetzung einheitlicher Standards nach dem Effizienzprinzip. Geschäftsprozesse sowie die gesamte IT-Infrastruktur als auch eventuelle Kontrollen und Risiken werden in einem gemeinsamen System gebündelt und erlauben dem Betrachter den ganzheitlichen Blick auf diverse Managementsysteme inklusive deren Anforderungen. Mitarbeiter in allen Unternehmensbereichen müssen nicht mehr endlose Verordnungen und Regularien mittels Dokumente auf ihre Aktualität prüfen, sondern bedienen unkompliziert die Software von TRINOM. Prozessabläufe werden auf diese Weise optimiert, Qualitäts- und Effizienzsteigerungen sind die Folge. Trotz bindender Regeln und Vorgaben soll aus dem IMS genügend Handlungsspielraum für technologische Weiterentwicklung und Wettbewerbsfähigkeit erhalten bleiben. Die HLS (High Level Structure) nimmt großen Einfluss auf den übergreifenden Aufbau eine IMS. Gemeinsame Anforderungen wie der Kontext in Führung, Organisation, Leistung und Bewertung, kontinuierliche Verbesserungen, Managementbewertung und interne Audits können über die IT-Architektur eingebunden und themenübergreifend behandelt werden. Als Grundlage dient der PDCA-Zyklus, profitiert wird von den Synergieeffekten der aussagekräftigen Managementtools. Durch die Zusammenführung verschiedener Disziplinen können Unternehmen auf unabhängige Einzellösungen verzichten. Zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen sind wesentlich besser zu kombinieren, Verbesserungsprozesse ergeben sich daraus zu einem bestimmten Anteil automatisch. Daher ist ein IMS wesentlich aussagekräftiger und effizienter als getrennt voneinander betriebene Managementsysteme. Der TRINOM Artikel „Digital integriertes Managementsystem“ geht noch expliziter auf die Nutzungsmöglichkeiten von intelligenter Software in Unternehmen ein.

Risikomanagement

Ein wirksames RMS zählt zu den Kerntätigkeiten unternehmerischen Handelns und definiert sich als wichtiger Bestandteil der Corporate Governance. Wertvolle Informationen zu Gefahren, die den zu erwartenden Unternehmenserfolg einschränken könnten, werden mit diesem Softwaretool offenkundig und können in zukünftigen Planungen berücksichtigt werden. Die Wirksamkeit und konzeptionelle Gestaltung des RMS nehmen daher entscheidend Einfluss auf Nutzbarkeit und Qualität der Risikoinformationen. Eine intensive Auseinandersetzung mit Unternehmensrisiken bedarf der Zertifizierung nach ISO 9001.

Zum effektiven Risikomanagement zählt auch der Blick auf Chancen. Es gilt nicht nur Risiken zu vermeiden, sondern allem voran Möglichkeiten zu identifizieren. Damit definiert sich das RMS auch als Treiber kontinuierlicher Verbesserungen und unternehmensinterner Innovationen. Aktives Management von Risiken ist ein wichtiger Teil der ISO 9001 Parameter als auch weiterer Normen wie ISO 27001 zur Informationssicherheit. Risikomanagement verfügt mit ISO 31001 zwar über eine eigenständige Norm, ist aber zugleich in mehreren Standards integriert. In seiner Funktion als essenzielles Modul aller Unternehmensaktivitäten darf Risikomanagement nicht isoliert betrachtet werden, sondern skizziert in bewertungstechnischer Hinsicht die Stärken und Schwächen von Betrieben.

Internes Kontrollsystem

Berichterstattungen zur Unternehmenslage sollten in jeder Form durch ein wirksames IKS abgesichert sein. Sei es für externe oder interne Adressaten – die Generierung, Verarbeitung, Verteilung und Abbildung von entscheidungsrelevanten Informationen erreicht eine neue Qualität. Interne Kontrollsysteme umfassen von der gesamten externen Rechnungslegung, einem vollständigen Systembericht bis zur Ad-hoc-Information jegliche Arten der Berichterstattung.

Unternehmen profitieren durch ein optimiertes IKS in Form eines umfangreichen Überblicks über Kontrollen und Risiken auf den unterschiedlichen Unternehmensebenen. Die Glaubwürdigkeit von Informationen und Zahlen steigern das Vertrauen von Handelspartnern und Kreditgebern. Zudem schränkt ein internes Kontrollsystem Fehler- und Betrugsmöglichkeiten drastisch ein und sichert im Gegenzug Vermögenswerte von Unternehmen. Redundanzen in der Abdeckung von Risiken deckt das IKS ebenso auf wie notwendige Anpassungen zur Leistungsoptimierung. Über ein IKS gesicherte Informationen in der Berichterstattung liefern verlässliche Grundlagen für nachhaltige Managemententscheidungen. Außerdem erfüllt das System objektive Überwachungs- und Legalitätspflichten für Unternehmensorgane. TRINOM Software leitet aus dem vorhandenen Datenpool Handlungsempfehlungen zur Behebung identifizierter Defizite ab und bietet fortlaufende Hilfestellungen bei der Umsetzung von Maßnahmen.

Externer Audit

Das wesentlichste Ziel eines externen Audits ist die Überprüfung der Einhaltung von Regeln und Vorschriften. In den meisten Fällen findet die Durchführung über eine Zertifizierungsstelle statt. Unabhängige externe Parteien erteilen weder Ratschläge, noch sind sie für Verbesserungen zuständig. Ihre Aufgabe ist es, objektiv festzustellen, ob Unternehmen die nötigen Anforderungen hinsichtlich geltender Vorschriften und Gesetze oder Normen erfüllen. Für gewöhnlich werden extern Audits regelmäßig wiederholt und finden im engeren Rahmen als interne Audits statt. Der Auditor befasst sich ausschließlich mit einer bestimmen Zertifizierung oder Norm (Third Party Audit). Das Instrument dient als wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements, misst demnach objektiv und stellt sicher, dass Betriebe ihren Ruf als zuverlässige Geschäftspartner wertneutral belegen können.

Technologiebasierte Audits ermöglichen ganzheitliche Analysen in allen Unternehmensbereichen. Prozessabläufe, Normeinhaltung, Datenintegrität oder Systemrelevanz werden mit Unterstützung der TRINOM Software in ihrer vollständigen Grundgesamtheit beurteilt und anschließend bewertet. Komplexe Sachverhalte benötigen die richtige digitale Unterstützung samt interaktiven Dashboards, Warnungen in Echtzeit und einen gezielten Einsatz von Analytics. Externe Audits liefern im Rahmen von Risikobeurteilungen nützliche Antworten, Durchführende fokussieren sich aber darauf, als Prozessversteher und Norm-Spezialisten ihren Beruf auszuüben. TRINOM Task Software ermöglicht es Unternehmen mit digitaler Unterstützung optimal auf externe Audits vorbereitet zu sein.

Qualitätsmanagement

Digitale QM-Prozesse verändern die Erwartungen und führen zu unzähligen organisatorischen, strategischen und operativen Unternehmensherausforderungen. Traditionelle Qualitätsarbeit wird den neuen Anforderungen meist nicht mehr gerecht. Betriebe sind dazu angehalten, schnell zu reagieren und ihr Qualitätsmanagement auf den neuesten Stand zu bringen, um das Vertrauen der Kunden möglichst nachhaltig zu sichern.
Nach der Normreihe ISO 9000 kommt es zur Festlegung standardisierter Qualitätsexpertisen. Strategische Ausrichtung sowie nachhaltige Verbesserungen in Service-, Produkt- und Unternehmensqualität finden entlang der gesamten Wertschöpfungskette statt. Dabei kommt es zur Definition bestimmter Grundsätze in puncto Kundenorientierung, Führungsverantwortlichkeit, Mitarbeiterzufriedenheit, nutzvolle Lieferantenbeziehungen, prozessorientierte Ansätze und kontinuierliche Verbesserungen im Allgemeinen.

Kosten zur Qualitätssicherung machen in etwa 20 Prozent des Gesamtumsatzes eines Betriebes aus, bieten demnach hohes Einsparungspotenzial. Bei Kostensenkungsprojekten und Businessoptimierungen werden Qualitätskosten häufig nicht konsequent genug reduziert. Doch was ist zu tun, wenn Kundenbeschwerden steigen, jedoch die interne Fehlerquote geringer wird? Reagieren Mitarbeiter erst auf Missstände, wenn es schon zu spät ist? Hüllen sich Qualitätsdaten bislang in Intransparenz und ein entsprechendes Reporting scheint schwierig?

TRINOM Task Software unterstützt die Etablierung unternehmensweiter Qualitätskulturen, hilft Qualitätskosten zu senken und evaluiert anhand von Big-Data-Modellen präventive Entscheidungsansätze für ein optimiertes Qualitätsmanagement. Je nach Reifegrad bestehender Organisationsqualitäten ist eine Umstrukturierung in wesentlichen Bereichen notwendig, um zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden. TRINOM legt mit Unternehmen gemeinsam eine einheitliche Qualitätsstrategie fest und hilft mit Softwarelösungen prozessuale als auch strukturelle Veränderungen umzusetzen. Die Software TRINOM Task dient als Basismodul im Aufbau unternehmensinterner Compliance-Managements, wobei sich deren Fokus an der Verknüpfung von Vorschriften, Verfahren und Kriterien orientiert. TRINOM Task identifiziert Sicherheitsrisiken und unterstützt Regeltreue – unbewusste Verstöße werden mithilfe der Software aufgezeigt. Unternehmen sind auf unangekündigte Kontrollen optimal vorbereitet und erhalten mit TRINOM Task einen digitalen Partner, der bei der Einführung zahlreicher Managementsysteme erstklassige Prozessarbeit leistet.

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TRINOM konzentriert sich auf das Wesentliche und stellt regelmäßige Aufgaben innerhalb eines Unternehmens in die perfekte Abfolge von Planung und Umsetzung. Damit externe Dienstleister und alle Mitarbeiter stets den Überblick behalten, setzt TRINOM Task in digitalen Zeiten ein Zeichen der Sicherheit. Testen Sie uns – und zwar kostenlos. Nutzen Sie die TRINOM-Cloud und profitieren von der visuellen Darstellung notwendiger Veränderungen.

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Erhalten Sie mehr fachliche Expertise und wichtige Informationen zu den Softwaretools von TRINOM. Dieses Thema folgt: „Risikomanagement“.

Autor: Dr. Markus Resch
Verantwortlich für den Inhalt: Erwin Kettner/trinom informationssysteme GmbH

TRINOM Informationssysteme unterstützt bei der Einführung von Management- und Compliancesystemen. Für weitere Informationen zu diesem Thema oder zur TRINOM Software für Compliance Managementsysteme wenden Sie sich bitte an Herrn Erwin Kettner, Geschäftsführer der Trinom Informationssysteme GmbH (e-Mail: info@trinom.com).