Im Vordergrund dieses Projektes stand ganz klar die Senkung der Prozesskosten, wobei die Kalkulation bei rund 5.000 Bestellungen und einer Einsparung von ca. 30 Minuten pro Bestellung ausging.
 
Ein Unternehmen mit mehr als 9.000 Mitarbeitern in Europa benötigte ein Procurement System (B2B) für Etiketten, Visitenkarten und personalisierte Flyers. Die Mitarbeiter würden das Procurement System an mehr als 500 Standorten nutzen. In weiterer Folge soll die Benutzerführung multilingual gestaltet werden, sodass die Anwendung auch auf Englisch, Ungarisch, Tschechisch und Polnisch zur Verfügung steht.
 
Zum Einsatz kam das standardisierte trinom Web2Print Procurement System inklusive des Drucksortenmoduls, das umfangreich nach den Wünschen des Unternehmens angepasst wurde. Zusätzlich mussten noch die Stammdaten für die Standorte und die Kostenstellen mit den hauseigenen Systemen integriert werden. Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen innerhalb des Unternehmens benötigten die Abstimmungen mehr als 3 Monate. Weitere 3 Monate wurden für die unterschiedlichen Tests anberaumt, sodass eine schrittweise Einführung des Systems möglich war.
 
Bei den Tests zeigten sich Kommunikationsprobleme mit den kundenspezifischen technischen Systemen, die spezielle Einstellungen auf der Systemseite erforderten. In der vollen Ausbaustufe nutzen mehr als 9.000 Mitarbeiter das trinom Web2Print Procurement System.