Word vs. Digitales Managementsystem

1. Werkzeuge für die Unternehmensführung: Word vs. Digitales Managementsystem

Jedes Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße, nutzen Managementsysteme um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Bei manchen Unternehmen existiert nur ein „implizites“ Managementsystem, also aufeinander abtestimmte Tätigkeiten zum Führen und Steuern einer Organisation. Die meisten, vor allem größere Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern setzen allerdings eher auf „explizite“ Managementsysteme. Dabei sind die Handlungsanweisungen verschriftlicht und werden den Führungskräften und den Mitarbeitern zur Kenntnis gebracht. Entweder in Schriftform zum Nachlesen oder auch in Form von regelmäßigen Schulungen.

Viele Unternehmen, oft auch ganz große Konzerne, setzen hierfür auch heute noch MS-Word als Werkzeug ein. Die Handlungsanweisungen sind beschrieben, ev. auch die Risikoanalyse, Besondere Auffälligkeiten, die im Laufe des Unternehmensjahres auftreten werden zusätzlich oder in Form von Kommentaren erfasst. Einem Auditor wird die MS-Word Datei zur Verfügung gestellt. Soweit so Einfach.

Im Zeitalter der Digitalisierung kann sich das Unternehmen die Arbeiten allerdings vereinfachen und sowohl die Erstellung des Managementsystems, als auch die Nutzung im Betrieb wesentlich vereinfachen. Wenn zusätzlich das System auch für den Nachweis der Sorgfaltspflicht für die Führungskräfte dienen soll, dann führt sowie so kein Weg an einem digitalen Managementsystem oder digitalen Compliance Managementsystem vorbei.

2. Vor- und Nachteile bei der Verwendung von MS-Word

Im Folgenden wird ein fiktives, größeres schweizer Unternehmen beschrieben, dass sich bereits vor Jahren entschieden hatte das Managementsystem mittels MS-Word aufzubauen. Das Unternehmen arbeitet laut Unternehmenskennzahlen großartig, die laufend erwirtschafteten Gewinne werden für die Optimierung der Betriebsabläufe, die Weiterentwicklung der Produkte und für die Erschließung neuer Märkte verwendet. Das Unternehmen ist objektiv seit vielen Jahren sehr erfolgtreich. Daher hat die Wahl des Werkzeuges für das Managementsystems offensichtlich keinen unmittelbaren Nachteil für das Unternehmen gebracht.

Schwierigkeiten hatte das Unternehmen eher mit der Compliance im internationalen Vertrieb, da hier Kick-Back-Transaction an die zweite Führungsebene möglicherweise schneller aufgefallen wären (aber das ist nur eine Vermutmung).

2.1. Was sind die Vorteile für das Unternehmen bei der Verwendung von MS-Word?

Das Werkzeug war allen Führungskräften von Beginn an vertraut, daher gab es keine Einschulungsaufwände. MS-Word unterstützt hervorragend die individuelle Formatierung der Beschreibungen und die Autoren mussten sich nur an interne Standards für Dokumentationen halten. Der Reviewworkflow mittels Korrekturmodus und Kommentaren wird in MS-Word ausgezeichnet unterstützt. Es ist auch nach mehreren Review-Runden gut erkennbar, wer welche Änderungen oder Kommentare angebracht hatte. Die ersten Versionen des Manangementsystems, bestehend aus etwas 150 Seiten war innerhalb von 6 Monaten erstellt und gemeinsam vom Lenkungsausschuß verabschiedet, unterschrieben und via PDF im Unternehmen publiziert worden.

2.2. Was sind die Nachteile für das Unternehmen bei der Verwendung von MS-Word?

Im Laufe der Zeit musste die ursprünglich erstellte MS-Word-Datei natürlich mehrfach kopiert werden um zusätzliche Änderungen einzuarbeiten. Typischer Weise wird hier an einer Arbeitskopie gearbeitet und jede Veröffentlichung wird als eigene Datei mit einer Versionsnummer gespeichert, wobei hierbei sämtliche Korrekturren- und Kommentare gelöscht oder zumindest ausgeblendet werden. Dabei entstehen im Laufe der Jahre zahlreiche Dateien und eine lückenlose Nachverfolgung aller Änderungen ist nur mehr schwierig möglich.

Des Weiteren ist MS-Word eher ein Dokumentationswerkzeug, d.h. es kann sehr gut zur Erfassung der Texte verwendet werden, aber für die Umsetzung der Handlungsanweisungen werden zustätzliche Werkzeuge benötigt. Zumindest ein entsprechendes Kalendarsystem, das die Verantwortlichen zeitgerecht an erforderliche Tätigkeiten erinnert, aber auch Werkzeuge zur Dokumentation der Qualitätsprobleme oder Checklisten mit denen dokumentiert werden kann, dass die Mitarbeiter die Handlungsanweisungen regelmäßig korrekt ausgeführt haben. Ein Qualitätsmanagementsystem erfordert sowieso eigene nachvollziehbare Checklisten. Zusätzlich müssen auch Werkzeuge (und sei es auf Papier) bereitgestellt werden, wo Eskalationen und Maßnahmen zur Beseitigung der Probleme dokumentiert werden können.

Die Mitarbeiter müssen auch untereinander über die Handlungsanweisungen, Probleme, und Eskalationen diskutieren können. Dazu müssen sie zumindest über ein E-Mail-System verfügen, über das zahlreiche Nachrichten bezüglich der Handlungsanweisungen ausgetauscht werden können.

3. Vor- und Nachteile bei der Verwendung eines digitalen Managementsystems

3.1. Vorgehensweise bei der Verwendung eines digitalen Managementsystems

Typischerweise wird mit einem Themenbereich begonnen, der die Unternehmensführung aus gegebenen Anlass besonders stark beschäftigt und der entsprechend analysiert und dokumentiert wird. Für unsere weitere Betrachtung soll hier das Beispiel IT-Sicherheit herangezogen werden. Es wird ein fachlich kompetentes Team zusammengestellt, dass in weiterer Folge gemeinsam unterschiedliche Aspekete zum Thema bearbeitet. Idealerweise wird man entweder aufgrund der Unternehmenserfahrung oder anhand der ISO 27001 vorgehen und alle Anforderungen systematisch beschreiben. Ev. kann auch ein externes Dokumentationspaket zugekauft werden, dass nur mehr angepasst werden muss. Trotzdem wird die Hauptarbeit bleiben, dass jemand das externe Dokumentationspaket liest, versteht, mit den Unternehmensprozessen vergleicht und im Team gemeinsam abstimmt, wo es dokumentarischen Anpassungsbedarf gibt, oder wo und welche Unternehmensprozesse anzupassen sind.

Letztendlich entsteht ein Dokumentationsset, das von einem Team (gemeinsam mit der Geschäftführung) verabschiedet und freigegeben wird. Die Verantwortlichen Personen müssen ihre Prozesse in der Realität entsprechend anpassen.

Von dem Team wurden folgende Informationen erstellt:

  • Risikobewertungen,
  • Handlungsanweisungen,
  • Durchführungsanweisungen mit Kalenderdaten für periodisch durchzuführenden Handlungsanweisungen,
  • Durchführungsanweisungen für ereignisabhängige Handlungsanweisungen.

3.2. Vorteile bei der Verwendung eines digitalen Managementsystems

Risikobewertungen beinhalten und ermöglichen sowohl die Beobachtung, ob Risikoindikatoren eintreten und damit ein Risiko wahrscheinlicher wird, als auch das ergreifen von Maßnahmen (Handlungsanweisungen) um entweder vorzeitig, vor Eintritt eines Risikos, oder notfalls nach Eintritt des Risikos geeignete Schritte im Unternehmen einzuleiten. Sämtliche nachfolgenden Schritte können im digitalen IMS dokumentiert werden.

Risikobewertungen und Handlungsanweisungen unterliegen einem Lebenszyklus. Das digitale IMS unterstützt diesen Lebenszyklus mit Hilfe eines eigenständigen Workflows. Hierbei wird die Erstellung, das Review, die Freigabe und natürlich auch die laufende Verbesserung und Überarbeitung der Handlungsanweisung ermöglicht. Das digitale IMS erinnert den Verantwortlichen zeitgerecht an die Wiedervorlage zwecks Verbesserung und Überarbeitung aufgrund der bisherigen Erfahrung bei der Durchführung der Handlungsanweisung. Hierbei sollte dann auch immer eine mögliche gesetzliche Änderung der Rahmenbedingungen kontrolliert werden. Das digitale IMS beinhaltet auch eine entsprechende Gesetzessammlung und die entsprechenden Gesetze oder Verordnungen können mit den Handlungsanweisungen leicht verknüpft werden.

Ein weiterer Vorteil eines digitalen IMS besteht darin, dass die freigegebenen Handlungsanweisungen jederzeit allen zugriffsberechtigten Benutzer zur Recherche zur Verfügung stehen. Wobei diese Handlungsanweisungen auch den verantwortlichen Personen zugewiesen werden können und diese damit immer einen Überblick über ihre Aufgaben besitzen.

Die Verantwortlichen und die durchführenden Personen haben Zugriff auf gemeinsame und individuelle Kalender, die jedem einzelnen zeigen, was wann zu tun ist. Das Dashboard des Systems zeigt auf einen Blick, welche Durchführungsaufgaben ev. nicht erledigt wurden, bzw. welche als nächste anstehen.

Die verantwortlichen Personen erhalten über das Dashboard und die Kontrollansichten einen Überblick über Durchführungsaufgaben, die eskaliert sind, bzw. welche Durchführungsaufgaben bereits wie erwartet erledigt wurden.

Im Falle des Falles lassen sich auch Eskalationsaufgaben und -maßnahmen beschreiben um zu dokumentieren, wie welches Problem wann und von wem gelöst wurde.

Sollte das Unternehmen und damit deren Geschäftsführung vor Gericht beweisen müssen, dass sie ihre Sorgfaltspflicht wahrgenommen haben, können diese mit dem System sowohl beweisen dass das Risiko erkannt und beschrieben wurde, die Handlungsanweisungen an alle mit der Durchführung betrauten Mitarbeiter weitergegeben wurden und dass auch die Mitarbeiter alle Maßnahmen ergriffen haben um einen Schaden zu vermeiden. Das System führt alle Eingaben revisionssicher durch und ermöglicht dadurch den lückenlosen Nachweis.

4. Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile

Kennzeichen MS-Word Digitales MS
Minimum an erforderlichen Werkzeuge
* Kalender für Durchführungsaufgaben notwendig integriert
* Checklisten für umfangreichere Durchführungsaufgaben notwendig integriert
* Ablage für veröffentlichte Handlungsanweisungen notwendig integriert
* E-Mailsystem zur Abstimmung und Synchronisierung aller beteiligter Personen notwendig integriert
Einschulungskosten
Einschulungskosten für die Erstellung von Risikobewertungen gering hoch
Einschulungskosten für die Erstellung von Handlungsanweisungen gering gering
Einschulungskosten für die Nutzung für Durchführungsverantwortlich mittel mittel
Risikobewertung
Aufwand für die Erstellung von Risikobewertung hoch gering
Aufwand beim Lebenszyklus von Risikobewertungen hoch gering
Aufwand beim Review und Wiedervorlage von Risikobewertungen mittel gering
Aufwand für die Verknüpfung von Risikobewertungen zu erforderliche Handlungsanweisungen sehr hoch gering
Aufwand für den Überblick über alle Risiken in einer Risikomatrix mittel gering
Handlungsanweisungen
Aufwand für die Erstellung von Handlungsanweisungen gering gering
Aufwand für den Review von Handlungsanweisungen gering gering
Aufwand für die Wiedervorlage von Handlungsanweisungen hoch gering
Aufwand für die Verknüpfung von Handlungsanweisungen zu Ausführungsberichten und Eskalationsberichten hoch gering
Ausführungsberichte
Aufwand für die Erstellung von Ausführungsberichten inkl. Checklisten als Vorlage mittel gering
Aufwand für die Meldung einer Eskalation mittel gering
Aufwand für den Überblick für Verantwortliche welche Handlungsanweisungen mit einer Eskalation versehen sind hoch gering
Berichte und Eskalationsberichte an Verantwortliche
Aufwand für die Erstellung von Berichten und Eskalationsberichten gering gering
Aufwand für den Überblick über offene und geschlossene Berichte und Eskalationsberichte hoch gering
Gesetze und Verordnungen
Aufwand für die Recherche nach Gesetzen und Verordnungen gering gering
Aufwand für das Merken von Unternehmensrelevanten Gesetzen und Verordnungen mittel gering
Aufwand für die Erstellung und Verknüpfung von Handlungsanweisungen zu ausgewählten Paragraphen von Gesetzen hoch gering
Überblick über unternehmensrelevante Gesetze und Verordnungen für die Handlungsanweisungen bestehen hoch gering
Überblick welche Gesetze und Verordnungen vor kurzem geändert wurden mittel gering
Überblick über die Compliance Situation im Unternehmen
Aufwand für den Überblick über alle Risikobewertungen mittel gering
Aufwand für den Überblick welche Handlungsanweisungen zu Reviewen sind (jährlich) hoch gering
Aufwand für den Überblick welche Ausführungsberichte überfällig sind hoch gering
Aufwand für den Überblick welche Ausführungsberichte oder Berichte soeben eskaliert sind hoch gering
Aufwand für den Überblick welche Risikobewertungen sich aktuell einem kritischen Punkt nähern oder überschreiten hoch gering
Compliance Nachweise für die Geschäftsführung (z.B. in Gerichtsverfahren)
Kann nachgewiesen werden, dass alle betroffenen Mitarbeiter die Handlungsanweisungen kannten hoch gering
Kann nachgewiesen werden, dass alle Risiken vorab bewertet wurden mittel gering
Kann nachgewiesen werden, dass die Mitarbeiter die Kontrollen zeitgerecht und lt. Handlungsanweisung korrekt durchgeführt haben hoch gering
Wirkt das Managementsystem strafvermeidend oder strafmindern kaum ja