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Produkte / Bestellsystem |
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Das trinom Bestellsystem wird in vielen Anwendungen genutzt. Von Luftlinien
über Reinigungsunternehmen, bis zu Industriebetrieben und Finanzdienstleistern.
Die Bedarfsanforderung und die Bestellung von C-Artikeln und Produktionsgütern steht
dabei im Mittelpunkt. Der Genehmigungsablauf wird individuell an das Unternehmen
angepasst.
Es wird in Verbindung mit dem trinom Webservice
weltweit zur PDF-Erstellung in der Druckvorstufe verwendet.
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Vorwiegend wird das Bestellsystem vom Industrie- und
Finanzmarkt genutzt, da diese Anwendergruppen eine
entsprechend hohe Anzahl von Bestelltransaktionen
durchführen.
Eine zweite grosse Anwendergruppe stellen Organisationen
mit grossen Vertriebsstrukturen dar, da diese vor allem die
Zusatzmodule für die Bestellung von Drucksorten nutzen.
Die dritte Gruppe sind Druckbetriebe, die dieses System gemeinsam mit ihren Kunden
verwenden, um eine höhere Kundenbindung zu erreichen. In diesem Fall werden vorwiegend bis
ausschliesslich, die Druckmodule des Bestellsystems genutzt um die Bestellprozesse für
Drucksorten zu vereinfachen.
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Der monetäre Nutzen des Systems beträgt
ca. 87% Prozesskosteneinsparung gegenüber
traditionellen Bestellverfahren,
ohne IT-Unterstützung.
Pro 1.000 Bestellvorgängen, bedeutet das
eine Kosteneinsparung von rund 50.000,- Euro im Jahr.
Die Arbeitszeitreduktion wird durch folgende Massnahmen erzielt:
- Bedarfserfassung direkt vom Bedarfsträger,
- korrekter, elektronischer Workflow zur Genehmigung, abhängig vom Artikel und Budget,
- Automatische, elektronische Bestellung an den Lieferanten mit vollständigen Angaben,
- Unterstützung beim Rechnungsabgleich,
- Integration des Bestellsystems mit allen etablierten ERP-Systemen mittels XML,
- Anbindung der Lieferanten über XML,
- Verwendung der elektronischen Kataloge (Preislisten),
- Übermittlung von druckfertigen PDF für die Bestellung von Drucksorten,
- Kontrolle der Druckdaten vor dem Absenden der Bedarfsanforderung.
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Das System kann sowohl gemietet, als auch gekauft werden.
Bei der Mietvariante (ASP) wird die Software auf einem trinom Server installiert und ist über das Internet erreichbar.
Für die Einrichtung des Systems wird eine Einrichtungsgebühr verrechnet und für jede einzelne Bestellzeile
wird eine kleine Transaktionsgebühr, mit der die Wartungskosten
abgedeckt werden.
Bei der Kaufvariante erhalten Sie sowohl die Hardware, als auch die Software auf einem eigenem Server installiert,
der Ihnen bei der Systeminbetriebnahme übergeben wird. Bei der Kaufvariante fallen keine Transaktionskosten an.
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Das Bestellsystem Small verwaltet Kataloge mit bis zu 10 Artikel.
Diese Kataloge werden inklusive Preise, Bilder und Beschreibungen hinterlegt.
Jeder Artikel kann vom Systemverwalter einzeln gesperrt oder freigegeben werden.
Die Artikel sind mit einer unternehmenseigenen Bestellnummer versehen. Die Artikelverwaltung
unterstützt Artikelvarianten, sodass zum Beispiel ein Artikel, in unterschiedlichen Grössen und/oder
Farben, nur eine Artikelnummer erhält. Selbstverständlich können auch Staffelpreise für
unterschiedliche Abnahmemengen hinterlegt werden und das System erkennt selbständig die
optimale Preisstaffel.
Bestellvorgang
Der Bedarfsträger kann die Kataloge durchblättern oder gezielt nach bestimmten Materialien suchen.
Das zu bestellende Material wird in einen Warenkorb gelegt und nach Auswahl aller Artikeln
erfolgt die Erfassung der Bestelldaten, wie Lieferadresse, Kostenstelle, Rechnungsadresse. Jede Bestellung
wird sofort zum Lieferanten weitergeleitet.
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Das Bestellsystem Medium verwaltet Kataloge mit beliebig vielen Artikeln.
Diese Kataloge werden inklusive Preise, Bilder und Beschreibungen hinterlegt.
Jeder Artikel kann vom Systemverwalter einzeln gesperrt oder freigegeben werden.
Die Artikel sind mit einer unternehmenseigenen Bestellnummer versehen. Die Artikelverwaltung
unterstützt Artikelvarianten, sodass zum Beispiel ein Artikel, in unterschiedlichen Grössen und/oder
Farben, nur eine Artikelnummer erhält. Selbstverständlich können auch Staffelpreise für
unterschiedliche Abnahmemengen hinterlegt werden und das System erkennt selbständig die
optimale Preisstaffel.
Bestellvorgang
Der Bedarfsträger kann die Kataloge durchblättern oder gezielt nach bestimmten Materialien suchen.
Das zu bestellende Material wird in einen Warenkorb gelegt und nach Auswahl aller Artikeln
erfolgt die Erfassung der Bestelldaten, wie Lieferadresse, Kostenstelle, Rechnungsadresse. Danach
wird die Bestellung zur Genehmigung weitergeleitet und an den entsprechenden Lieferanten
übermittelt.
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Das Bestellsystem Large ist mandantenfähig und kann daher eine beliebige Anzahl von Bestellsystemen enthalten.
Jedes einzelne Bestellsystem entspricht dem oben beschriebenem "Bestellsystem Medium". Das Bestellsystem Large hat einen gemeinsamen Artikelstamm.
Für jeden einzelnen Artikel kann eingestellt werden, in welchem Bestellsystem er verfügbar ist.
Weiters gibt es eine gemeinsame Benutzerverwaltung. Und für jedes Benutzerkonto kann eingestellt werden, für welches Bestellsystem
eine Bestellberechtigung existiert.
Systemarchitektur
Zielgruppe
Das Bestellsystem Large ist aufgrund seiner Mandantenfähigkeit optimal auf die Anforderung
von folgenden Kundengruppen ausgerichtet:
- Produzenten und Grosshandel (z.B.: Druckbetriebe, Schilderhersteller, Distributoren)
Ein Produzent der mit vielen Kunden zusammenarbeiten möchte und daher für jeden einzelnen Kunden ein eigenes Bestellsystem benötigt, aber alle Bestellsysteme gemeinsam verwalten kann.
- Konzerne
Eine zentrale Einkaufsabteilung möchte/muss für alle Konzernmitglieder gemeinsam den Bestellvorgang durchführen,
benötigt aber für einzelne Konzerntöchter unterschiedliche Bestellsysteme mit unterschiedlichen Zugangsberechtigungen
und teilweise unterschiedlichen Materialien. Vor allem bei einem Einsatz in Ländern mit unterschiedlicher Sprache und
Steuersätzen werden unbedingt vollständig getrennte Bestellsysteme benötigt.
- Einkaufsgemeinschaften für Behörden
Ebenso wie Konzerne müssen die zentralen Einkaufsgemeinschaften für Ihre "Kunden" sehr oft individuelle Anforderungen erfüllen. Und genau dies ermöglicht
das mandantenfähige trinom Bestellsystem Large.
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Aufgrund der unterschiedlichen Artikel können individuelle
Workflows nach Artikelgruppen erstellt werden. So kann zum Beispiel der
Genehmigungsablauf für IT-Services anders ablaufen, als der für Büromaterialen
oder Visitenkarten.

Jede Bestellung kann bis zu drei Genehmigungsstufen durchlaufen:
- Zweit-Genehmigung
Ein "beliebiger" Mitarbeiter muss die Bestellung genehmigen.
- Organisations-Genehmigung
Die Abteilungsleitung muss die Bestellung genehmigen.
- Zentral-Genehmigung
Der zentrale Einkauf muss die Bestellung genehmigen.
Der Workflow steht bei den Bestellsystem-Versionen Medium und Large zur Verfügung.
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Speziell für die Bestellung von Drucksorten, kommt dieses Modul zum Einsatz.
Es ermöglicht die Kontrolle der Druckdaten bereits bei der
Bedarfserfassung und damit die sofortige Korrektur der zu druckenden Daten.
Bei der Bestellung der Drucksorten, werden dem Lieferanten sowohl die
Bestelldaten, als auch die Druckdaten übermittelt.
Damit ist die Qualität entsprechend sichergestellt und die Anzahl der
Reklamationen wegen Übermittlungsfehler gleich Null.
Die typischen Materialien die mit dem Drucksortenmodul bestellt werden,
sind:
- Visitenkarten
- Stempel
- Schilder
- Etiketten
- Industrie-Etiketten
- Werbeartikel
Details »
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Das System ist mit zahlreichen Schnittstellen ausgestattet.
Damit wird eine nahtlose Integration mit den unternehmenseigenen
Informationssystemen genauso gewährleistet, wie auch die
Einbindung von Lieferanten und Kunden sichergestellt.
Alle Dokumente lassen sich über XML austauschen. Die
Schnittstellendefinitionen unterstützen alle kommerziellen
Dokumente, wie Rechnungen, Bestellungen, Kataloge, u.ä.
Weltweiter Standard
Weiters verfügt der cXML-Standard und der SAP-OCI-Standard über eine riesige, weltweite
Anwendergemeinde, sodass auch der Integrationsaufwand für
zukünftige Partner so gering als möglich ausfällt.
Details »
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Speziell für Unternehmen, die bereits über ein hausinternes
Bestellsystem verfügen, wurde das Internet-PDF-Service eingerichtet.
Das ermöglicht die Erweiterung des hauseigenen Bestellsystems
mit Vorschaufunktionen während des Bestellvorganges und die
Erstellung des druckfertigen PDF für den Lieferanten.
Als Schnittstelle wird SOAP oder E-Mail genutzt.
Der Standard für Internetservices.
Einfache Programmierung
Ihre Software-Abteilung ist sicherlich innerhalb von Stunden dazu in
der Lage, die Integration durchzuführen. Zahlreiche Beispiele, eine
gute Dokumentation und unser Support ermöglichen Ihnen einen
Blitzstart mit geringem Aufwand.
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Technische Voraussetzungen für Einkäufer und Bedarfsträger
MS Internetexplorer ab Version 5.x oder Netscape/Firefox/Mozilla Webbrowser oder Opera Webbrowser
MS Excel für die Auswertungen.
Technische Voraussetzungen für Lieferanten
E-Mail und/oder Webbrowser
Serverbetrieb Inhouse-Variante
Die Software wird vollständig vorkonfiguriert mit einer speziellen
Industrie-Hardware unter dem Betriebssystem Linux ausgeliefert (Apache, PostgreSQL, Postfix).
Serverbetrieb Internet-Mietservice-Variante
keine technischen Voraussetzungen.
Mengenlimitationen
Anzahl der Artikel > 1.000.000
Anzahl der gleichzeitig, aktiven Benutzer mindestens 50 bis zu 10.000,
abhängig von der verwendeten Hardware.
PDF Service
Für die Nutzung des PDF Service ist eine Internetverbindung zwischen
Bestellsystem-Server und dem trinom-PDF-Server erforderlich.
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Miteinander. Reden.
Ein gutes Gespräch
ist oft die Geburtsstunde einer guten Idee ...
Da werden Zusammenhänge deutlich. Anforderungen zeichnen
sich ab, bekommen Profil. Darum möchten wir auch mit Ihnen
ins Gespräch kommen.
Viele gute Gründe sprechen dafür.
Zum Beispiel unsere Erfahrungen mit Shop- und Bestellsystemen.
Unser langjähriges Business-Integration-Know-How. Oder unsere
Kenntnisse beim Aufbau von Individual-Applikationen.
Wir glauben, dass Sie unseren Wissensvorsprung nutzen können.
Reden Sie mit uns.
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