Das trinom Bestellsystem wird in vielen Anwendungen genutzt. Von Luftlinien über Reinigungsunternehmen, bis zu Industriebetrieben und Finanzdienstleistern.

Die Bedarfsanforderung und die Bestellung von C-Artikeln und Produktionsgütern steht dabei im Mittelpunkt. Der Genehmigungsablauf wird individuell an das Unternehmen angepasst.

Es wird in Verbindung mit dem trinom Webservice weltweit zur PDF-Erstellung in der Druckvorstufe verwendet.

 

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Vorwiegend wird das Bestellsystem vom Industrie- und Finanzmarkt genutzt, da diese Anwendergruppen eine entsprechend hohe Anzahl von Bestelltransaktionen durchführen.

Eine zweite grosse Anwendergruppe stellen Organisationen mit grossen Vertriebsstrukturen dar, da diese vor allem die Zusatzmodule für die Bestellung von Drucksorten nutzen.

Die dritte Gruppe sind Druckbetriebe, die dieses System gemeinsam mit ihren Kunden verwenden, um eine höhere Kundenbindung zu erreichen. In diesem Fall werden vorwiegend bis ausschliesslich, die Druckmodule des Bestellsystems genutzt um die Bestellprozesse für Drucksorten zu vereinfachen.

Der monetäre Nutzen des Systems beträgt ca. 87% Prozesskosteneinsparung gegenüber traditionellen Bestellverfahren, ohne IT-Unterstützung.

Pro 1.000 Bestellvorgängen, bedeutet das eine Kosteneinsparung von rund 50.000,- Euro im Jahr.

Die Arbeitszeitreduktion wird durch folgende Massnahmen erzielt:
 

• Bedarfserfassung direkt vom Bedarfsträger,
• korrekter, elektronischer Workflow zur Genehmigung, abhängig vom Artikel und Budget,
• Automatische, elektronische Bestellung an den Lieferanten mit vollständigen Angaben,
• Unterstützung beim Rechnungsabgleich,
• Integration des Bestellsystems mit allen etablierten ERP-Systemen mittels XML,
• Anbindung der Lieferanten über XML,
• Verwendung der elektronischen Kataloge (Preislisten),
• Übermittlung von druckfertigen PDF für die Bestellung von Drucksorten,
• Kontrolle der Druckdaten vor dem Absenden der Bedarfsanforderung.

Das System kann sowohl gemietet, als auch gekauft werden. Bei der Mietvariante (ASP) wird die Software auf einem trinom Server installiert und ist über das Internet erreichbar. Für die Einrichtung des Systems wird eine Einrichtungsgebühr verrechnet und für jede einzelne Bestellzeile wird eine kleine Transaktionsgebühr, mit der die Wartungskosten abgedeckt werden.

Bei der Kaufvariante erhalten Sie sowohl die Hardware, als auch die Software auf einem eigenem Server installiert, der Ihnen bei der Systeminbetriebnahme übergeben wird. Bei der Kaufvariante fallen keine Transaktionskosten an.

Das Bestellsystem Small verwaltet Kataloge mit bis zu 10 Artikel. Diese Kataloge werden inklusive Preise, Bilder und Beschreibungen hinterlegt. Jeder Artikel kann vom Systemverwalter einzeln gesperrt oder freigegeben werden.

Die Artikel sind mit einer unternehmenseigenen Bestellnummer versehen. Die Artikelverwaltung unterstützt Artikelvarianten, sodass zum Beispiel ein Artikel, in unterschiedlichen Grössen und/oder Farben, nur eine Artikelnummer erhält. Selbstverständlich können auch Staffelpreise für unterschiedliche Abnahmemengen hinterlegt werden und das System erkennt selbständig die optimale Preisstaffel.

Bestellvorgang

Der Bedarfsträger kann die Kataloge durchblättern oder gezielt nach bestimmten Materialien suchen. Das zu bestellende Material wird in einen Warenkorb gelegt und nach Auswahl aller Artikeln erfolgt die Erfassung der Bestelldaten, wie Lieferadresse, Kostenstelle, Rechnungsadresse. Jede Bestellung wird sofort zum Lieferanten weitergeleitet.

Das Bestellsystem Medium verwaltet Kataloge mit beliebig vielen Artikeln. Diese Kataloge werden inklusive Preise, Bilder und Beschreibungen hinterlegt. Jeder Artikel kann vom Systemverwalter einzeln gesperrt oder freigegeben werden.

Die Artikel sind mit einer unternehmenseigenen Bestellnummer versehen. Die Artikelverwaltung unterstützt Artikelvarianten, sodass zum Beispiel ein Artikel, in unterschiedlichen Grössen und/oder Farben, nur eine Artikelnummer erhält. Selbstverständlich können auch Staffelpreise für unterschiedliche Abnahmemengen hinterlegt werden und das System erkennt selbständig die optimale Preisstaffel.

Bestellvorgang

Der Bedarfsträger kann die Kataloge durchblättern oder gezielt nach bestimmten Materialien suchen. Das zu bestellende Material wird in einen Warenkorb gelegt und nach Auswahl aller Artikeln erfolgt die Erfassung der Bestelldaten, wie Lieferadresse, Kostenstelle, Rechnungsadresse. Danach wird die Bestellung zur Genehmigung weitergeleitet und an den entsprechenden Lieferanten übermittelt. 

Das Bestellsystem Large ist mandantenfähig und kann daher eine beliebige Anzahl von Bestellsystemen enthalten. Jedes einzelne Bestellsystem entspricht dem oben beschriebenem "Bestellsystem Medium". Das Bestellsystem Large hat einen gemeinsamen Artikelstamm. Für jeden einzelnen Artikel kann eingestellt werden, in welchem Bestellsystem er verfügbar ist.

Weiters gibt es eine gemeinsame Benutzerverwaltung. Und für jedes Benutzerkonto kann eingestellt werden, für welches Bestellsystem eine Bestellberechtigung existiert. 

Systemarchitektur

 

Zielgruppe

Das Bestellsystem Large ist aufgrund seiner Mandantenfähigkeit optimal auf die Anforderung von folgenden Kundengruppen ausgerichtet:
 

• Produzenten und Grosshandel (z.B.: Druckbetriebe, Schilderhersteller, Distributoren)
  Ein Produzent der mit vielen Kunden zusammenarbeiten möchte und daher für jeden einzelnen Kunden ein eigenes Bestellsystem benötigt, aber alle Bestellsysteme gemeinsam verwalten kann.
   
• Konzerne
  Eine zentrale Einkaufsabteilung möchte/muss für alle Konzernmitglieder gemeinsam den Bestellvorgang durchführen, benötigt aber für einzelne Konzerntöchter unterschiedliche Bestellsysteme mit unterschiedlichen Zugangsberechtigungen und teilweise unterschiedlichen Materialien.
   
  Vor allem bei einem Einsatz in Ländern mit unterschiedlicher Sprache und Steuersätzen werden unbedingt vollständig getrennte Bestellsysteme benötigt.
   
• Einkaufsgemeinschaften für Behörden
  Ebenso wie Konzerne müssen die zentralen Einkaufsgemeinschaften für Ihre "Kunden" sehr oft individuelle Anforderungen erfüllen. Und genau dies ermöglicht das mandantenfähige trinom Bestellsystem Large.

Aufgrund der unterschiedlichen Artikel können individuelle Workflows nach Artikelgruppen erstellt werden. So kann zum Beispiel der Genehmigungsablauf für IT-Services anders ablaufen, als der für Büromaterialen oder Visitenkarten.
 

Jede Bestellung kann bis zu drei Genehmigungsstufen durchlaufen:
 

• Zweit-Genehmigung
  Ein "beliebiger" Mitarbeiter muss die Bestellung genehmigen.
   
• Organisations-Genehmigung
  Die Abteilungsleitung muss die Bestellung genehmigen.
   
• Zentral-Genehmigung
  Der zentrale Einkauf muss die Bestellung genehmigen.
   

Der Workflow steht bei den Bestellsystem-Versionen Medium und Large zur Verfügung.

Speziell für die Bestellung von Drucksorten, kommt dieses Modul zum Einsatz. Es ermöglicht die Kontrolle der Druckdaten bereits bei der Bedarfserfassung und damit die sofortige Korrektur der zu druckenden Daten.

Bei der Bestellung der Drucksorten, werden dem Lieferanten sowohl die Bestelldaten, als auch die Druckdaten übermittelt.

Damit ist die Qualität entsprechend sichergestellt und die Anzahl der Reklamationen wegen Übermittlungsfehler gleich Null.

Die typischen Materialien die mit dem Drucksortenmodul bestellt werden, sind:
 

• Visitenkarten
• Stempel
• Schilder
• Etiketten
• Industrie-Etiketten
• Werbeartikel

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Das System ist mit zahlreichen Schnittstellen ausgestattet. Damit wird eine nahtlose Integration mit den unternehmenseigenen Informationssystemen genauso gewährleistet, wie auch die Einbindung von Lieferanten und Kunden sichergestellt.

Alle Dokumente lassen sich über XML austauschen. Die Schnittstellendefinitionen unterstützen alle kommerziellen Dokumente, wie Rechnungen, Bestellungen, Kataloge, u.ä.

Weltweiter Standard

Weiters verfügt der cXML-Standard und der SAP-OCI-Standard über eine riesige, weltweite Anwendergemeinde, sodass auch der Integrationsaufwand für zukünftige Partner so gering als möglich ausfällt.

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Speziell für Unternehmen, die bereits über ein hausinternes Bestellsystem verfügen, wurde das Internet-PDF-Service eingerichtet. Das ermöglicht die Erweiterung des hauseigenen Bestellsystems mit Vorschaufunktionen während des Bestellvorganges und die Erstellung des druckfertigen PDF für den Lieferanten.

Als Schnittstelle wird SOAP oder E-Mail genutzt.
Der Standard für Internetservices.

Einfache Programmierung

Ihre Software-Abteilung ist sicherlich innerhalb von Stunden dazu in der Lage, die Integration durchzuführen. Zahlreiche Beispiele, eine gute Dokumentation und unser Support ermöglichen Ihnen einen Blitzstart mit geringem Aufwand.

Technische Voraussetzungen für Einkäufer und Bedarfsträger
MS Internetexplorer ab Version 5.x oder Netscape/Firefox/Mozilla Webbrowser oder Opera Webbrowser
MS Excel für die Auswertungen.

Technische Voraussetzungen für Lieferanten

E-Mail und/oder Webbrowser

Serverbetrieb Inhouse-Variante
Die Software wird vollständig vorkonfiguriert mit einer speziellen
Industrie-Hardware unter dem Betriebssystem Linux ausgeliefert (Apache, PostgreSQL, Postfix).

Serverbetrieb Internet-Mietservice-Variante
keine technischen Voraussetzungen.

Mengenlimitationen
Anzahl der Artikel > 1.000.000
Anzahl der gleichzeitig, aktiven Benutzer mindestens 50 bis zu 10.000,
abhängig von der verwendeten Hardware.

PDF Service
Für die Nutzung des PDF Service ist eine Internetverbindung zwischen Bestellsystem-Server und dem trinom-PDF-Server erforderlich.

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Viele gute Gründe sprechen dafür. Zum Beispiel unsere Erfahrungen mit Shop- und Bestellsystemen. Unser langjähriges Business-Integration-Know-How. Oder unsere Kenntnisse beim Aufbau von Individual-Applikationen.

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